ÖSYM Başkanlığı Tarafından 2024 Yılında Uygulanacak Olan Sınavlara Yönelik Sınav Evrakı Baskı, Paketleme, Tarama, Arşivleme ve Sınav Malzemesinin Şehirlerarası Nakil ve Şehiriçi Dağıtımına Yönelik Hizmet Alımı (08.11.2023)

İHALE İLANI

ÖLÇME, SEÇME VE YERLEŞTİRME MERKEZİ (ÖSYM) BAŞKANLIĞI TARAFINDAN 2024 YILINDA UYGULANACAK OLAN SINAVLARA YÖNELİK SINAV EVRAKI BASKI, PAKETLEME, TARAMA, ARŞİVLEME VE SINAV MALZEMESİNİN ŞEHİRLERARASI NAKİL VE ŞEHİRİÇİ DAĞITIMINA YÖNELİK HİZMET ALIMI

 “Ölçme, Seçme ve Yerleştirme Merkezi Başkanlığının Sınav Hizmetlerine Yönelik Mal ve Hizmet Alımları Yönetmeliğinin” 24 üncü maddesine göre açık ihale usulü ile ihale edilecektir. İhaleye ilişkin ayrıntılı bilgiler aşağıda yer almaktadır:

İhale Kayıt Numarası: 2023/1234123

1. İdarenin

a) Adı                                                 : ÖSYM Sınav Hizmetleri Daire Başkanlığı

b) Adresi                                            : 06800 Bilkent/Çankaya/ANKARA

c) Telefon ve faks numarası              : 3122988299 – 3122988804

2. İhale konusu hizmet işinin

a) Adı : Ölçme Seçme ve Yerleştirme Merkezi (ÖSYM) Başkanlığı tarafından 2024 yılında uygulanacak olan sınavlara yönelik sınav evrakı baskı, paketleme, tarama, arşivleme ve sınavlara ait evrak, kırtasiye, kamera ve detektörün şehirlerarası nakil ve şehir içi dağıtımına yönelik hizmet alımı işidir.

b) Niteliği, türü ve miktarı: Hizmet alımı işi olup, sözleşme konusu hizmetler;

-Yaklaşık 14.111.346 aday için yerine getirilecektir.

-Sınav evrakı, sınav gereçleri, saate entegre kamera ve el detektörü taşıma kutuları sınav merkezlerine (şehirlerarası); 697 adet Panelvan, 516 adet Küçük Kamyon, 798 adet Büyük Kamyon ve 290 adet Tır kullanılarak ve şehir içinde ise 21.557 adet Şehir İçi Sınav Evrakı Dağıtım Aracı kullanılarak nakledilecektir.

İşin; nitelik, tür ve miktarına ilişkin diğer ayrıntılar ihale dokümanında gösterilmiştir.

c) İşin yapılacağı yer:

Teknik şartnamede gösterilen yurtiçi ve yurt dışı sınav merkezleri ile İdarenin Bilkent/ANKARA adresinde bulunan yerleşkesi içindeki muhtelif binalarında ihale konusu hizmetin ilgili bölümleri ifa edilecektir.

ç) İşin konusu: ÖSYM tarafından 2024 yılında uygulanacak sınavların zamanında, gizlilik ve güvenlik içinde gerçekleştirilebilmesi için ihtiyaç duyulan işlem ve süreçlerin;  teknik şartname ile İdarenin belirlediği her türlü usul, yöntem, ilke ve kurallar çerçevesinde yerine getirilmesi;

-Yükleniciye taslak olarak verilen; kılavuz, soru/sınav kitapçığı ve diğer sınav evrakına ilişkin verilerle İdarenin ve Yüklenicinin birlikte imzalayacakları BASIM ONAYI’nı müteakip, İdare tarafından belirlenen sayılarda sınav evrakının basılması

-Sınav esnasında ihtiyaç duyulan malzemelerin (aday sınav gereçleri kutusu) temin edilmesi, ayrı kutulanması ve sınav evrakı ile birlikte sınav binalarına gönderilmesi,

-Basılan evrakın paketlenerek sınav merkezi/merkezlerinde bulunan sınav binalarına gönderilmek üzere nakil/dağıtım araçlarına yüklenmesi, araçların koruma kilidi ile kilitlenerek sevkiyata hazır hale getirilmesi,

-Sınav uygulamasından en az 1 gün önce, hazırlanmış sınav evrakının matbaadan alınarak il/ilçe sınav merkezlerindeki saklama merkezine nakledilmesi,

-Sınav evrakının sınav günü yine sınav öncesinde il/ilçe saklama merkezinden alınarak sınav binalarına dağıtılması,

-Sınav süresinin takibi ve sınav uygulamasının saate entegre kamera ile kayıt altına alınması amacıyla kullanılacak cihazlar ile bina girişlerindeki üst araması için kullanılacak detektörler ve kırtasiye malzemesi taşıma kutularının sınavdan önce sınav binalarına, sınav uygulaması sonrasında ise sınav binalarından toplanılarak ÖSYM Sınav Evrakı Teslim Alma (SETA) noktasına/noktalarına geri getirilmesinin sağlanması,

-Sınav evrakının ulaştırılması ve geri getirilmesi esnasında görev alan tüm şehirlerarası sınav evrakı nakil görevlileri ile varsa emniyet görevlilerinin yükleme ve hareket saati öncesi ikamet adreslerinden (kendi belirleyecekleri adres) matbaaya, yükleme ve sınav evrakının SETA’ya teslimi sonrasında da ikamet adreslerine (kendi belirleyecekleri adres) ulaştırılması,

Sınav uygulaması gerçekleştirildikten sonra, sınav evrakının sınav binalarından toplanarak sınav merkezlerindeki saklama merkezlerine geri dönüşlerinin sağlanması ve buradan ÖSYM Sınav Evrakı Teslim Alma (SETA) noktasına/noktalarına geri getirilmesinin sağlanması,

-SETA’ya ulaştırılan evrakın depolanması, ayrıştırılması, sınav kitapçığı/cevap kâğıdı taşıma kutularının açılması ve içlerinden çıkan sınav kitapçığı/cevap kâğıdı dönüş poşetleri ve diğer evrakın sıralanması, istiflenmesi, giyotinde kesilmesi, ilgili evrakın optik okuyucular vasıtasıyla okunması/taranması ve okuma/tarama işlemi sonrası arşivlenmesi,

Tüm bu iş ve işlemlerin tamamının, iş bu Teknik Şartname başta olmak üzere İdare’nin belirlediği her türlü usul, yöntem, ilke ve kurallar çerçevesinde gizlilik ve güvenlik içerisinde gerçekleştirilmesi hizmetlerinden oluşmaktadır.

 

d) İşe başlama ve işi bitirme tarihi:

İşe 01.01.2024 tarihinde başlanacak ve 31.12.2024 tarihinde iş bitirilecektir.

3. İhalenin

a) Yapılacağı yer                    : Ölçme, Seçme ve Yerleştirme Merkezi Başkanlığı Toplantı Salonu Bilkent/ANKARA

b) Tarihi ve saati                    : 23.11.2023  -  Saat 10:00

c) Uygulanacak Usul              : Ölçme, Seçme ve Yerleştirme Merkezi Başkanlığının Sınav Hizmetlerine Yönelik Mal ve Hizmet Alımları Yönetmeliği’nin 24 üncü maddesine göre açık ihale usulü.

4. İhaleye katılabilme şartları ve istenilen belgeler ile yeterlik değerlendirmesinde uygulanacak kriterler

4.1. İhaleye katılma şartları ve istenilen belgeler:

4.1.1. Mülga : RG: 25/1/2017-29959

4.1.2. Teklif vermeye yetkili olduğunu gösteren İmza Beyannamesi veya İmza Sirküleri;

4.1.2.1. Gerçek kişi olması halinde, noter tasdikli imza beyannamesi,

4.1.2.2. Tüzel kişi olması halinde, ilgisine göre tüzel kişiliğinin ortakları, üyeleri veya kurucuları ile tüzel kişiliğin yönetimdeki görevlileri belirten son durumu gösterir Ticaret Sicil Gazetesi, bu bilgilerin tamamının bir Ticaret Sicil Gazetesinde bulunmaması halinde, bu bilgilerin tümünü göstermek üzere ilgili Ticaret Sicil Gazeteleri veya bu hususları gösteren belgeler ile tüzel kişiliğin noter tasdikli imza sirküleri,

4.1.3. Şekli ve içeriği İdari Şartnamede belirlenen teklif mektubu.

4.1.4. Şekli ve içeriği İdari Şartnamede belirlenen geçici teminat.

4.1.5 İhale konusu işin tamamı veya bir kısmı alt yüklenicilere yaptırılamaz.

4.1.6 Tüzel kişi tarafından iş deneyimini göstermek üzere sunulan belgenin, tüzel kişiliğin yarısından fazla hissesine sahip ortağına ait olması halinde, ticaret ve sanayi odası/ticaret odası bünyesinde bulunan ticaret sicil memurlukları veya yeminli mali müşavir ya da serbest muhasebeci mali müşavir tarafından ilk ilan tarihinden sonra düzenlenen ve düzenlendiği tarihten geriye doğru son bir yıldır kesintisiz olarak bu şartın korunduğunu gösteren, standart forma uygun belge,

4.2. Ekonomik ve mali yeterliğe ilişkin belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler:

4.2.1 Bankalardan temin edilecek belgeler:

Teklif edilen bedelin %10’undan az olmamak üzere istekli tarafından belirlenecek tutarda bankalar nezdindeki kullanılmamış nakdi veya gayrinakdi kredisini ya da üzerinde kısıtlama bulunmayan mevduatını gösterir banka referans mektubu,

Bu kriter mevduat ve kredi tutarları toplanmak ya da birden fazla banka referans mektubu sunularak sağlanabilir.

4.2.2. İsteklinin ihalenin yapıldığı yıldan önceki yıla ait yıl sonu bilançosu veya eşdeğer belgeleri:

a) İlgili mevzuatı uyarınca bilançosunu yayımlatma zorunluluğu olan istekliler yıl sonu bilançosunu veya bilançonun gerekli kriterlerin sağlandığını gösteren bölümlerini,

b) İlgili mevzuatı uyarınca bilançosunu yayımlatma zorunluluğu olmayan istekliler, yıl sonu bilançosunu veya bilançonun gerekli kriterlerin sağlandığını gösteren bölümlerini ya da bu kriterlerin sağlandığını göstermek üzere serbest muhasebeci, yeminli mali müşavir veya serbest muhasebeci mali müşavir tarafından standart forma uygun olarak düzenlenen belgeyi sunar,

Sunulan bilanço veya eşdeğer belgelerde;

a) Cari oranın (dönen varlıklar / kısa vadeli borçlar) en az 0,75 olması,

b) Öz kaynak oranının (öz kaynaklar/ toplam aktif) en az 0,15 olması,

c) Kısa vadeli banka borçlarının öz kaynaklara oranının 0,50’den küçük olması, yeterlik kriterleridir ve bu üç kriter birlikte aranır.

Yukarıda belirtilen kriterleri bir önceki yılda sağlayamayanlar, son iki yıla ait belgelerini sunabilirler. Bu takdirde, son iki yılın parasal tutarlarının ortalaması üzerinden yeterlik kriterlerinin sağlanıp sağlanmadığına bakılır.

Serbest meslek erbabının vereceği, ilgili mevzuatına göre düzenlenmiş ve onaylanmış serbest meslek kazanç defteri özetinde gösterilen değerlere göre, son yıla ait toplam gelirin toplam gidere oranının veya son iki yıla ait gelir ve giderlerin parasal tutarlarının ortalaması üzerinden bulunacak oranın en az (1,25) olması şartı aranır. Serbest meslek kazanç defteri özetinin serbest muhasebeci, yeminli mali müşavir veya serbest muhasebeci mali müşavir ya da vergi dairesince onaylı olması gerekir.

4.2.3. İş hacmini gösteren belgeler:

a) İhalenin yapıldığı yıldan önceki yıla ait toplam ciroyu gösteren gelir tablosu,

b) Taahhüt altında devam eden hizmet işlerinin gerçekleştirilen kısmının veya bitirilen hizmet işlerinin parasal tutarını gösteren, ihalenin yapıldığı yıldan önceki yılda düzenlenmiş faturalar,

Bu belgelerden birinin sunulması yeterlidir.

Toplam cironun teklif edilen bedelin %25'inden, taahhüt altında devam eden işlerin gerçekleştirilen kısmının veya bitirilen işlerin parasal tutarının ise teklif edilen bedelin %15'inden az olmaması gerekir. Bu kriterlerden herhangi birini sağlayan ve sağladığı kritere ilişkin belgeyi sunan istekli yeterli kabul edilir.

Bu kriterleri bir önceki yılda sağlayamayanlar, son iki yıla ait belgelerini sunabilirler. Bu takdirde son iki yılın parasal tutarlarının ortalaması üzerinden yeterlik kriterlerinin sağlanıp sağlanamadığına bakılır.

4.3. Mesleki ve Teknik yeterliğe ilişkin belgeler ve bu belgelerin taşıması gereken kriterler:

4.3.1. İş deneyimini gösteren belgeler:

Son beş yıl içinde bedel içeren bir sözleşme kapsamında kabul işlemleri tamamlanan ve teklif edilen bedelin % 25 oranından az olmamak üzere, ihale konusu iş veya benzer işlere ilişkin iş deneyimini gösteren belgeler veya teknolojik ürün deneyim belgesi. 

4.3.2. Kalite ve standarda ilişkin belgeler:

İsteklinin faaliyet alanıyla ilgili olarak ISO 9001:2015 Kalite Yönetim Sistem Belgesine sahip olması gerekmektedir.

Kalite yönetim sistem belgesi Türk Akreditasyon Kurumu tarafından akredite edilen belgelendirme kuruluşları veya Uluslararası Akreditasyon Forumu Karşılıklı Tanınma Antlaşmasında yer alan ulusal akreditasyon kurumlarınca akredite edilmiş belgelendirme kuruluşları tarafından düzenlenmesi zorunludur. Bu belgelendirme kuruluşlarının, Uluslararası Akreditasyon Forumu Karşılıklı Tanınma Antlaşmasında yer alan ulusal akreditasyon kurumlarınca akredite edilmiş belgelendirme kuruluşu olduklarının ve bu kuruluşlarca düzenlenen belgelerin geçerliliğini sürdürdüğünün, Türk Akreditasyon Kurumundan alınacak bir yazı ile teyit edilmesi gerekir. İhale tarihi veya bu tarihten önceki bir yıl içinde alınan teyit yazıları geçerlidir. Ancak, Türk Akreditasyon Kurumu tarafından akredite edildiği duyurulan belgelendirme kuruluşları tarafından düzenlenen ve TÜRKAK Akreditasyon Markası taşıyan belge ve sertifikalar için Türk Akreditasyon Kurumundan teyit alınması zorunlu değildir. Bu belgenin ihale tarihinde geçerli olması yeterlidir.

İş ortaklıklarında, ortaklardan birinin istenilen belgeyi sunması yeterlidir.

4.3.3. Makine, tesis ve diğer ekipmana ilişkin belgeler,

İsteklinin;
-Tek sayfa baskılarda basım onayı alındıktan sonra 48 saat içinde basacak;
-Soru kitapçıkların dijital baskısı için makine kapasitesi, 64 sayfalık soru kitapçığından saatte en az 8.000, 16 sayfalık soru kitapçığından saatte en az 30.000 adet basacak;
-Her aday için farklı olarak basılan soru kitapçıklarını tüm bilgilerini kontrol ederek tek tek paketleyecek makine/ler saatte en az 8.000 paket yapacak;
-Cevap kâğıtlarının basımı için günde en az 300.000 cevap kağıdı basabilecek, belirlenen boyutta kesim yapabilecek ve İdarenin vereceği bilgiler doğrultusunda sınav salonu bazında paketleme yapabilecek;
-Yüklenici, sınav evrakının özelliklerine uygun olarak 600 x 600 dpi dijital baskı için iki yüzü çok renkli baskılı olmak kaydı ile saatte en az 500.000 adet A4 boyutunda sayfa basabilecek;
kapasitede donanıma sahip olması veya sözleşme tarihi itibari ile bu makineleri kiralamış olması gerekmektedir.

Ancak ihaleye katılan istekliler, kendilerine ve/veya başkalarına ait olup kiraladıkları makineleri yalnız bir isteklinin teklifi kapsamında ibraz edebilirler. Aynı makinelerin birden fazla istekli tarafından ibraz edilmesi halinde bu istekliler ihale dışı bırakılacaktır. İsteklinin kendi malı olan makine, tesis ve ekipmanı; fatura ya da demirbaş veya amortisman defterinde kayıtlı olduğuna dair noter tespit tutanağı ile veya yeminli mali müşavir ya da serbest muhasebeci mali müşavir raporu ile tevsik edilir. Kiralama kapsamında taahhüt edilerek temin edilecek ekipman için ise, noter onaylı taahhütname ve sözleşmenin sunulması zorunludur.
Geçici ithalle getirilmiş veya 10/06/1985 tarihli ve 3226 sayılı Finansal Kiralama Kanunu hükümlerine göre edinilmiş ekipman da, kira sözleşmesi eklenmek ve ihalenin ilk ilan tarihine kadarki kiraların ödendiği belgelenmek şartı ile isteklinin kendi malı sayılır.
İş ortaklıklarında pilot ve diğer ortaklara ait makine ve ekipman, ortaklık oranına bakılmaksızın tam olarak değerlendirilir.

4.3.4. İstekli teknik şartnamenin 2. maddesinde öngörülen “SINAV GİZLİLİĞİ VE GÜVENLİĞİ İLE İLGİLİ USUL VE ESASLAR” başlığı kapsamında matbaa tesisinin istenen şartlara haiz olduğunu/olacağını taahhüt edecektir. İdare, ihalenin her aşamasında tesisin istenen özelliklere uygunluğunu inceler ve/veya inceletebilir.

4.4. Bu ihalede benzer iş olarak kabul edilecek işler:

İlköğretim, ortaöğretim veya yükseköğretim öğrencileri veya mezunları için resmi veya özel her türlü sınav evrakı hazırlanması, basımı, dağıtımı ile bu sınavların yapılması; gazete, dergi, ajanda, ansiklopedi, sözlük, seçim evrakı, takvim, broşür, yardımcı ve kaynak kitap ile kitap niteliğindeki her türlü eserin hazırlanması, basımı ve/veya dağıtımı; işlerinin her biri ayrı ayrı ve/veya birlikte benzer iş olarak kabul edilecektir.

5. Ekonomik açıdan en avantajlı teklif en düşük fiyat esasına göre belirlenecektir.

6. İhale yerli ve yabancı tüm isteklilere açıktır. Yerli istekliler lehine fiyat avantajı uygulanmayacaktır.

7. İhale dokümanının görülmesi ve satın alınması:

7.1. İhale dokümanı, İdarenin “Ölçme, Seçme ve Yerleştirme Merkezi Başkanlığı Satın Alma Müdürlüğü  Bilkent/Ankara” adresinde ücretsiz görülebilir ve 1.000,00 TL (BinTürkLirası) karşılığı aynı adresten satın alınabilir.

7.2. İhaleye teklif verecek olanların ihale dokümanını satın almaları zorunludur.

8. Teklifler, ihale tarih ve saatine kadar Ölçme, Seçme ve Yerleştirme Merkezi Başkanlığı Satın Alma Müdürlüğü Bilkent /Ankara adresine elden teslim edilebileceği gibi, aynı adrese iadeli taahhütlü posta vasıtasıyla da gönderilebilir.

9. İstekliler tekliflerini, Birim fiyatlar üzerinden vereceklerdir. İhale sonucu üzerine ihale yapılan istekliyle, her bir iş kaleminin miktarı ile bu kalemler için teklif edilen birim fiyatların çarpımı sonucu bulunan toplam bedel üzerinden birim fiyat sözleşme imzalanacaktır.
Bu ihalede, işin tamamı için teklif verilecek olup; kısmi veya alternatif teklif verilemez.

 

10. İstekliler teklif ettikleri bedelin %3’ünden az olmamak üzere kendi belirleyecekleri tutarda geçici teminat vereceklerdir.

11. Verilen tekliflerin geçerlilik süresi, ihale tarihinden itibaren 60 (altmış) takvim günüdür.

12. İdare, bu ihalede ceza ve ihalelere katılmaktan yasaklamaya ilişkin hükümleri hariç, 4734 sayılı Kamu İhale Kanununa tâbi olmayıp, ihaleyi yapıp yapmamakta serbesttir.

13. Konsorsiyum olarak ihaleye teklif verilemez.

 

14. Diğer hususlar:
14.1. Sınav evrakının şehirlerarası naklinde kullanılacak araç nitelikleri teknik şartname Ek-14’te örnekleri verildiği gibi olacaktır. Sınav evrakının ağırlığına ve yoğunluğuna bağlı olarak bağımsız kasa panelvan, kamyon, kamyonet veya TIR araçları kullanılabilecek olup, araçların model yılı 2019 veya daha sonraki yıllara ait olacaktır. Aksi durumda, sınav evrakının yüklenmesinden önce İdarenin yazılı onayı alınacaktır. Bu durumdaki araçların oranı toplam nakil aracı sayısının %30’unu geçmeyecektir.

14.2 Sınav evrakının şehir içi naklinde kullanılacak araç nitelikleri teknik şartname Ek-14’te örnekleri verildiği gibi olacaktır. Araçların model yılı 2018 veya daha sonraki yıllara ait olacaktır. Aksi durumda, sınav evrakının yüklenmesinden önce İdarenin yazılı onayı alınacaktır.

14.3. Nakil işinde kullanılacak araçlar için;  4925 Sayılı Karayolu Taşıma Kanunu ve 11/6/2009 tarihli ve 27255 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Karayolu Taşıma Yönetmeliği hükümleri çerçevesinde ihale konusu işi yapabilme yetkisine sahip olunduğunu belgeleyen T.C. Ulaştırma, Denizcilik ve Haberleşme Bakanlığı'ndan alınmış (E2, K1, K2, L1, L2, R1 ve R2) yetki belgelerinden birini sözleşme aşamasında İdareye sunmak zorundadır.